Succesvol een reorganisatie doorvoeren? In 9 stappen van plan naar afronding.

17 juni 2020 | nieuws | door: Birgit Peters

Natuurlijk gaat u er niet vanuit, maar wat als er toch een noodzaak ontstaat om uw bedrijf te reorganiseren? Daar kunnen allerlei redenen voor zijn. Denk aan verliezen die oplopen, een afnemende vraag naar producten of diensten, automatisering van processen en werkzaamheden of een sluiting van een van uw vestigingen.

Een reorganisatie van uw bedrijf is echter niet iets wat u van de een op de andere dag doet. Dit vergt een zorgvuldige planning en uitvoering. In dit blog leggen wij u op hoofdlijnen uit hoe u in 9 stappen een reorganisatie succesvol doorvoert.
 

Stap 1 – Een reorganisatieplan opmaken

Elke reorganisatie begint met het voornemen van de ondernemer om de organisatie anders in te richten. In deze voorbereidingsfase dient u vast te stellen welke veranderingen noodzakelijk zijn om het doel van de reorganisatie te kunnen realiseren.

Voor het reorganisatieplan is het van belang om onder andere vast te stellen welke tijdsplanning wordt gehanteerd, wat de gewenste veranderingen zijn en wat dit betekent voor het personeelsbestand. Dat laatste betekent overigens niet dat u in het plan al volledig uitwerkt van welke werknemers in concreto afscheid genomen wordt. Van de andere kant is het wel erg handig om dit meteen te bepalen.

Het is goed om te weten dat u als werkgever niet geheel vrijelijk kunt bepalen van welke werknemers u afscheid neemt. Daar zijn vaste regels aan verbonden. Allereerst dient u afscheid te nemen van uitzendkrachten, AOW-ers, mensen met een flex-contract (contract voor bepaalde tijd, etc.). Daarna komen pas de werknemers met een contract voor onbepaalde tijd of langdurige contracten voor bepaalde tijd voor ontslag in aanmerking. Als de CAO geen ontslagregels voorschrijft, hanteert u hiervoor het afspiegelingsbeginsel.
 

Het afspiegelingsbeginsel

Het afspiegelingsbeginsel bepaalt dat de leeftijdsopbouw binnen uw bedrijf voor en na de ontslagronde zo veel mogelijk gelijk dient te blijven. Uw werknemers worden verdeeld in verschillende leeftijdsgroepen, waarna per leeftijdsgroep de werknemer met het kortste dienstverband het eerst voor ontslag in aanmerking komt. Afspiegeling vindt plaats binnen de ‘bedrijfsvestiging’ op een bepaalde ‘peildatum’, binnen ‘uitwisselbare functies’. Een korte uitleg van de drie hiervoor genoemde begrippen:
 

  • Bedrijfsvestiging
    Elk in de maatschappij als zelfstandige eenheid optredend organisatorisch verband.
     
  • De peildatum
    De datum waarop de ontslagaanvragen bij het UWV worden ingediend.
     
  • Uitwisselbare functies
    Functies die in onderlinge samenhang bezien, naar functie-inhoud, vereiste kennis, vaardigheden en competenties, en de tijdelijke of structurele aard vergelijkbaar en naar niveau en beloning gelijkwaardig zijn.
     

Naast het afbakenen van de verschillende groepen werknemers, bepaalt u welke krimp moet worden gerealiseerd. Met andere woorden van hoeveel medewerkers u uiteindelijk afscheid neemt. Hierbij dient u in acht te nemen of herplaatsing van medewerkers binnen een redelijke termijn, al dan niet met behulp van scholing, in een andere passende functie niet mogelijk is of niet in de reden ligt. Dit houdt in dat u bekijkt welke werknemers eventueel mogelijk kunnen blijven en welke werknemers, ook met extra scholing, niet kunnen worden herplaatst.  
 

Alternatief: de Stoelendansmethode

Na het toepassen van het afspiegelingsbeginsel kan blijken dat u afscheid dient te nemen van medewerkers die u eigenlijk niet kwijt wil. Dit is goed mogelijk omdat er bij afspiegeling geen rekening wordt gehouden met het functioneren. Als de geplande reorganisatie een onwenselijke uitkomst heeft of u wenst te selecteren op kwaliteit dan kan de “Stoelendansmethode / methode – de Blécourt” een uitkomst bieden.

Deze methode kunt u toepassen indien er sprake is van een gehele opheffing van een of meerdere bestaande en uitwisselbare functies, zodat alle werknemers in die functie(s) boventallig worden, en er daarna een geheel nieuwe functie wordt gecreëerd met minder arbeidsplaatsen dan de oude, vervallen functie.

Om deze methode succesvol te kunnen toepassen, is vereist dat de oude, vervallen en nieuw gecreëerde functie niet uitwisselbaar zijn. Dat betekent dat deze functies voldoende afwijkend moeten zijn.  Is dit het geval, dan dient over beide functies tezamen te worden afgespiegeld. Belangrijk is dus dat er een wezenlijk verschil tussen de functies wordt gecreëerd, bijvoorbeeld door nieuwe functie- of opleidingseisen of een verschil in salarisschaal.

Wel geldt dat wanneer in de nieuwe functie een deel van de werkzaamheden van de vervallen functie wordt voortgezet, u niet mag kiezen wie u de meest geschikte kandidaat vindt. Degene waarvan een deel van de functie wordt voortgezet in de vervallen functie hebben dan namelijk voorrang.

Houd goed in gedachte dat er in deze fase pas sprake is van een voorgenomen reorganisatiebesluit en u nog niets definitief dient te maken. In de meeste vallen zult u namelijk ook nog de medezeggenschap moeten raadplegen.
 

Stap 2 – Collectief ontslag: vakbonden raadplegen en melden bij UWV

In deze stap wordt vastgesteld of er sprake is van een collectief ontslag. Hiervan is sprake wanneer er binnen een periode van 3 maanden, 20 of meer werknemers wegens bedrijfseconomische redenen worden ontslagen binnen de onderneming en binnen één werkgebied van het UWV.

Als er inderdaad sprake is van een collectief ontslag, dan zult u de betreffende vakbonden moeten raadplegen. Zij bekijken de mogelijkheden om (een aantal) ontslagen te voorkomen. Bijvoorbeeld door herplaatsings- of omscholingsmogelijkheden of indien een ontslag onvermijdelijk is, de gevolgen van het ontslag voor het personeel te verzachten. Daarnaast dient u ook een melding te maken bij het UWV.

Omdat een collectief ontslag doorgaans leidt tot extra vertragingen en bemoeienissen van externe partijen geldt dat het verstandig kan zijn om te bekijken of u niet onder het aantal van 20 ontslagen werknemers kan blijven. Dat kan door een reorganisatie in verschillende fases door te voeren.

Houd er rekening mee dat het ten onrechte niet raadplegen van de vakbonden, kan betekenen dat het UWV uw aanvraag niet in behandeling neemt. Het is dus van belang om vooraf altijd te bezien of het raadplegen van de vakbonden noodzakelijk is.
 

3 – Raadplegen ondernemingsraad of personeelsvergadering

Indien er sprake is van een onderneming met een omvang van 50 personen of meer, dan dient u doorgaans de ondernemingsraad over de reorganisatieplannen te raadplegen. Dit is enkel het geval als de reorganisatie een belangrijke wijziging van de organisatie tot het gevolg heeft. In veel gevallen zal dat overigens wel altijd aan de orde zijn. Bijkomend voordeel van het raadplegen van de ondernemingsraad is dat dit het draagvlak voor uw besluit doorgaans vergroot.

De ondernemingsraad brengt aan de hand van het reorganisatieplan een advies uit. Dit advies kan in beginsel positief of negatief zijn. Indien er een negatief advies wordt gegeven geldt er een wachttijd van een maand. Dat betekent dat u gedurende die periode géén uitvoering mag geven aan het besluit.

Is er geen ondernemingsraad is ingesteld, of er is sprake van een personeelsbestand met minder dan 50 werknemers, dan dienen u uw werknemers via een personeelsvergadering in de gelegenheid te stellen om hun advies uit te brengen over een voorgenomen reorganisatie.

Het is van belang dat u deze stappen volgt omdat dit anders consequenties kan hebben voor een UWV-procedure. Ook hier geldt namelijk, dat als niet aan alle eisen is voldaan, het UWV kan besluiten om uw aanvraag niet in behandeling te nemen.
 

4 – Sociaal plan en vergoedingen

In de regel zullen uit het overleg met de ondernemingsraad, de personeelsvergadering en/of vakbonden een aantal afspraken voortvloeien voor het ontslag van de werknemers. Die afspraken kunt u vervolgens vastleggen in een Sociaal Plan.

Indien geen Sociaal Plan wordt opgesteld, wat vaak speelt bij kleine organisaties, dan zullen er met werknemers individuele afspraken kunnen worden gemaakt over bijvoorbeeld beëindigingsvergoedingen, mogelijkheden voor outplacement en een bonus voor vrijwillige uitdiensttreding. De transitievergoeding geldt hierbij uiteraard als minimum.
 

5 – Definitieve boventalligheid bepalen en kosten

Als het goed is heeft u bij stap 1 in kaart gebracht van welke werknemers de functie komt te vervallen en wie voor ontslag voorgedragen dient te worden. Het kan echter zijn dat er zich nog tussentijds wijzigingen hebben voorgedaan. Het is dan ook zaak dat u nagaat van wie de functie komt te vervallen. Daarvoor dient een per uitwisselbare functie per bedrijfsvestiging afgespiegeld te worden. Ook zult u moeten kijken naar eventuele herplaatsingsmogelijkheden.

Er kan alsdan ook in kaart worden gebracht wat de kosten van de reorganisatie zijn. Denk daarbij aan kosten voor loondoorbetaling tijdens de opzegtermijnen, vergoedingen, kosten voor outplacementtrajecten etc.
 

6 – Opstellen van documenten

Voordat u de eerste vervolgstappen extern gaat nemen, is het verstandig om alle documenten op te stellen die nodig zijn om te komen tot een beëindiging van de arbeidsovereenkomsten zoals:

  • de ontslagaanvragen bij het UWV;
  • de brieven aan de werknemers die voor ontslag worden voorgedragen en eventueel een
    vaststellingsovereenkomst;
  • de uitnodigingen voor een informatiebijeenkomst.
     

7 - Uw ontslagaanvragen indienen

Voordat u de individuele werknemers informeert, doet u er verstandig aan om ‘strategische ziekmeldingen’ te voorkomen. Dien bij het UWV daarom in ieder geval een ontslagaanvraag in (deel A). Zo voorkomt u dat de werknemers zich direct ziek melden na de mededeling.

Als u de ontslagaanvraag heeft ingediend de dag voor de ziekmelding, dan geldt dat de ontslagprocedure echter gewoon verder kan lopen. Zo niet, dan geldt er een opzegverbod. Overigens is het maar de vraag of de werknemer lang ziek blijft, maar in de praktijk komt het geregeld voor dat een dergelijke mededeling (al dan niet gespeeld) tot structurele arbeidsongeschiktheid leidt.
 

8 - Informeren werknemers en onderhandelingen

Het is van belang dat u vervolgens alle medewerkers goed informeert over de reorganisatie in het algemeen en de getroffen medewerkers uiteraard in het bijzonder. Met een goede en heldere communicatie voorkomt u namelijk veel problemen en onrust binnen het bedrijf.

Met de getroffen medewerkers kunt u in overleg treden over een regeling in de vorm van een vaststellingsovereenkomst. Dit is een beëindiging van de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden. Met een vaststellingsovereenkomst kunt u een UWV-procedure voorkomen. De ervaring leert dat met het merendeel van de werknemers ook daadwerkelijk een regeling getroffen wordt. Het voordeel van het sluiten van een vaststellingsovereenkomst is dat dit veel sneller gaat dan een ontslagprocedure via het UWV en de weder indiensttredingsvoorwaarde niet van toepassing is.

Houdt er wel rekening mee dat een werknemer binnen twee weken de overeenkomst kan ontbinden. Om die reden doet u er verstandig aan de UWV-procedure aan te houden voor het geval de werknemer gebruik maakt van deze ontbindingsmogelijkheid. Overigens gebeurt dat in de praktijk maar zelden.

Indien dit niet lukt voor alle medewerkers dan zal voor de overige werknemers via het UWV een ontslagprocedure aangevraagd moeten worden. U start deze procedure met indienen van een ontslagaanvraag inclusief uw onderbouwing. Het UWV beoordeelt of deze aanvraag compleet is en zal dan de werknemer op de hoogte stellen van uw aanvraag. Deze heeft dan veertien dagen de tijd om verweer te voeren.

Nadat alle feiten zijn verzameld, start de besluitvormingsprocedure. Het UWV zal op basis van de aangeleverde documenten overgaan tot het verlenen of weigeren van de toestemming voor ontslag. De proceduretijd mag uiteindelijk worden afgetrokken van de door de werkgever in acht te nemen opzegtermijn.
 

9 - Reorganisatie doorgevoerd. Wat nu?

U dient zich heel goed te realiseren dat een reorganisatie een negatief effect kan hebben op de moraal binnen de organisatie. Ons dringend advies is om ook om hier zeker ook de nodige aandacht aan te besteden om uw reorganisatieplan succesvol af te ronden.

 

 

Een reorganisatie is, zoals uit deze blog wel blijkt, allesbehalve eenvoudig. Een zorgvuldige, op uw situatie afgestemde voorbereiding, is dan ook van groot belang. Hiermee zorgt u dat dit traject zo vloeiend mogelijk verloopt ondanks dat er zich uiteraard altijd onvoorziene complicaties kunnen voordoen.

 

Meer weten?

Op deze pagina leest u het laatste nieuws en ontwikkelingen op het gebied van één van onze specialisaties. Uiteraard is iedere casus uniek en geven algemene artikelen vaak geen specifiek antwoord op uw vraag. Wij begrijpen dat maar al te goed. Neem daarom vrijblijvend contact met ons op en leg uw vraag aan ons voor. 

maak vrijblijvend een afspraak

Birgit Peters
Junior Jurist

Leg uw vragen
vrijblijvend aan ons voor

Elke situatie is uniek, zeker nu in deze tijd. Daarom stellen wij u in de gelegenheid om uw prangende vragen rondom dit thema vrijblijvend aan ons voor te leggen. Indien dit nodig is maken we samen desgewenst verdere afspraken.


Neem vrijblijvend contact met ons op

Gerelateerde artikelen

17 juni 2020 | nieuws | door: 3

Succesvol een reorganisatie doorvoeren? In 9 stappen van plan naar afronding.

Natuurlijk gaat u er niet vanuit, maar wat als er toch een noodzaak ontstaat om uw bedrijf te reorganiseren? Een reorganisatie van uw bedrijf is echter niet iets wat u van de een op de andere dag doet. Dit vergt een zorgvuldige planning en uitvoering. In dit blog leggen wij u op hoofdlijnen uit hoe u in 9 stappen een reorganisatie succesvol doorvoert.

Lees meer
05 april 2020 | nieuws

NOW: samengevat

Kort en bondig: de Noodmaatregel Overbrugging Werkbehoud in kaart gebracht in een eenvoudig schema.

Lees meer
Bekijk alle artikelen